Nazorg IBC-saneringen, communicatieplan

In het communicatieplan wordt aangegeven op welke wijze informatie wordt uitgewisseld tussen de initiatiefnemer en anderszins bij de nazorg betrokkenen over:

• het functioneren van het IBC-systeem;
• de gebruiksbeperkingen als gevolg van het geïnstalleerde systeem;
• de afwijkingen in het functioneren van het IBC-systeem;
• de te ondernemen acties in geval van calamiteiten.

Voor informatie over wie voor welke informatieoverdracht verantwoordelijk is klik hier.

De wijze waarop over de nazorg dient te worden gecommuniceerd, is afhankelijk van de reden waarom de communicatie plaatsvindt, de doelgroep en de snelheid waarmee tot actie dient te worden overgegaan.
Een communicatieplan is een hulpmiddel om de communicatie goed en gestructureerd te laten verlopen. In dit plan kan aandacht worden besteed aan:

• de wijze van communiceren: voorlichtingsbijeenkomsten, nieuwsbrieven, rapportages, enzovoort;
• communicatiemomenten: reguliere of bijzondere situaties;
• lijst met betrokkenen, personen, adresgegevens, enzovoort.

Er zijn verschillende redenen om te communiceren over nazorg. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt in twee soorten:

• Reguliere communicatie
• Communicatie bij afwijkingen.

Reguliere communicatie
Reguliere communicatie vindt plaats in het geval zich geen afwijkingen aan het functioneren of in de interne of externe omstandigheden voordoen. Het betreft dus communicatie over het normale functioneren van het systeem. Dit vindt plaats op vooraf bepaalde momenten vanuit verschillende achtergronden:

• eis vanuit de beschikking met betrekking tot functioneren van het systeem. Het bevoegd gezag zal hiertoe normaal gesproken in de beschikking een bepaling opnemen met betrekking tot de aard en frequentie van de toe te zenden informatie.
  Voorbeeld: jaarlijks stuurt de initiatiefnemer aan het bevoegd gezag een rapportage met de evaluatie van de werking van het IBC-systeem. In de rapportage zijn de gegevens als grondwaterkwaliteitscijfers en onttrekkingsdebieten opgenomen. In de rapportage worden deze beoordeeld in het licht van de saneringsdoelstelling;
  
• het verstrekken van informatie ten behoeve van de vergunningverleners. De initiatiefnemer is wegens de vergunningvoorschriften verplicht de hierin vermelde informatie te verstrekken aan de vergunningverlener. Voorbeeld: een waterkwantiteitsbeheerder eist – meestal jaarlijks – een rapportage van de debieten van het onttrokken grondwater;
  
• gebruiksbeperkingen: in principe zijn de gebruiksbeperkingen vastgelegd. Teneinde de gebruiksbeperkingen bij de gebruiker ‘levend’ te houden, kan in bepaalde gevallen regelmatig een bewonersbericht worden verspreid.
  

Communicatie bij afwijkingen
Indien er een afwijking is van de werking van het systeem of omstandigheden die de werking van het systeem kunnen gaan beïnvloeden of hebben beïnvloed dient eveneens gecommuniceerd te worden.
Er zijn verschillende aanleidingen denkbaar:

• bij een reguliere monitoring van de grondwaterkwaliteit in de omgeving van de locatie is gebleken dat er een niet-toegestane verspreiding van verontreinigingen is ontstaan;
  
• veranderende omstandigheden : er gaan zich omstandigheden voordoen die invloed kunnen hebben op de werking van het IBC-systeem. Communicatie hierover dient te worden opgestart voor de doorvoer van de veranderingen. Er zijn twee soorten veranderingen te onderscheiden:
  
  
  • veranderingen geïnitieerd door de gebruiker. Als voorbeeld kan (een voorgenomen) wijziging van de locatie worden genoemd. In deze gevallen is de gebruiker verantwoordelijk voor de communicatie hierover met het bevoegd gezag en – indien de initiatiefnemer van de sanering niet de gebruiker is – met de initiatiefnemer;
    
  • externe factoren buiten de terreingrens. Als voorbeeld kan een bestemmingswijziging of een nieuwe grondwateronttrekking worden genoemd. In deze gevallen is het bevoegd gezag verantwoordelijk voor de communicatie hierover met de initiatiefnemer van de sanering;
    
• aanpassing/bijsturing van het systeem: de initiatiefnemer van de sanering voert regelmatig een evaluatie uit (of laat deze door een derde uitvoeren) van de werking van het systeem. Uit deze reguliere evaluatie kan blijken dat een aanpassing of bijsturing van het IBC-systeem gewenst dan wel noodzakelijk is. In dit geval initieert de initiatiefnemer een overleg met het bevoegd gezag met betrekking tot de aanpassing/bijsturing. Indien de aanpassing raakvlakken heeft met de verstrekte vergunningen, dient de desbetreffende vergunningverlener te worden betrokken in het overleg;
  
• calamiteiten: bij het optreden van calamiteiten dient de veroorzaker onverwijld de juiste instanties en betrokkenen te informeren, zodat de mogelijk optredende schade door snel uit te voeren maatregelen conform het calamiteitenplan kan worden beperkt. Deze maatregelen dienen in overleg met de initiatiefnemer te worden uitgevoerd. Indien dit niet wordt gedaan, is er een kans dat – zonder de kennis van de werking van het systeem – averechtse maatregelen worden getroffen of dat blootstelling aan de verontreinigingen plaatsvindt. Vanuit het zorgplichtprincipe moeten calamiteiten worden gemeld bij het bevoegd gezag.
  

Klik hier voor een voorbeeld van communicatie bij veranderende omstandigheden.

Klik hier voor een voorbeeld van communicatie bij gebruiksbeperkingen.

Klik hier voor een voorbeeld van communicatie bij een ‘eenvoudig geval’.