Communicatie bij bodemsanering, valkuilen en oplossingen

Communicatie kan een bijdrage leveren aan een efficiënt verloop van het onderzoek en de sanering. Als bewoners niet worden geïnformeerd en betrokken, is de kans groot dat zij zich zullen verzetten. Er gaat in de meeste gevallen meer tijd en energie zitten in het doorbreken van dit verzet dan in het vroegtijdig communiceren met en het betrekken van bewoners en andere betrokkenen.

Beleving
Het belangrijkste in de communicatie is het creëren van onderling begrip en respect voor elkaar. Men moet voor elkaar willen open staan om met wederzijds respect met elkaar om te gaan. Vanuit de organisatie kunnen bewoners als klagers worden gezien die niet moeten zeuren, als men dit vervolgens ook uitstraalt zal er geen onderling begrip en respect gecreëerd kunnen worden en kunnen de bewoners zich tegen je keren. Aan de andere kant is er een de valkuil om te ‘aardig’ te willen zijn tegen bewoners, waardoor men onduidelijk is, teveel ruimte weg geeft die er niet is en waar men later op moet terug komen. Onderling begrip en respect creëer je door open en eerlijk te zijn en van beide kanten de grenzen van fatsoen aan te geven.

Interne communicatie/externe communicatie
Afspraken die intern worden gemaakt worden ook naar buiten gecommuniceerd. Als er intern onduidelijke afspraken worden gemaakt die naar buiten zijn gecommuniceerd waar men later weer op moet terug komen wordt de geloofwaardigheid van je organisatie aangetast. Het vertrouwen daalt omdat afspraken niet worden nagekomen en de indruk wordt gewekt dat men het onderling niet met elkaar eens is omdat men niet voldoende deskundig is.

Planning
Uiteindelijk weet men nooit wat men in de bodem aantreft. Met name bij grote, complexe bodemsaneringen is het moeilijk om een realistische planning te maken, die naar buiten toe gecommuniceerd wordt en waar men zich vervolgens ook aan houdt. Bewoners vragen om een planning zodat men weet wanneer men wel en zeker ook wanneer men geen hinder ondervindt.
Het is zeker vanuit communicatie verstandig een realistische planning te maken zodat men in de communicatie naar buiten toe zich aan de afspraken kan houden. Daarnaast kan men ook aan bewoners uitleggen hoe een bodemtraject verloopt zodat men meer begrip heeft als de planning een keer niet wordt gehaald. Als dit echter de orde van de dag wordt maakt de projectorganisatie zichzelf ongeloofwaardiger en kan men weerstand verwachten.

Slechte terugkoppeling
Essentieel bij iedere stap is het terugkoppelen naar de mensen wat er met hun input of met hun vraag of klacht is gedaan. Ook niets doen is een actie en verdient terugkoppeling, maar dan wel met een reden erbij.

Media
Als de Media informatie eerder naar buiten brengt dan de organisatie naar de bewoners toe, voelen mensen zich niet serieus genomen. Het is vervelend om in de krant te lezen dat je bijvoorbeeld meer hinder kunt gaan verwachten. Zorg dat je dit nieuws zelf eerst brengt.
De pers kan daarnaast ook nog eens foute informatie leveren, waardoor je organisatie ongeloofwaardiger wordt. Mensen weten niet meer wat ze moeten geloven, dit kan leiden tot onzekerheid en onrust. En dat wil je met de juiste informatievoorziening voorkomen. Zoals in paragraaf 7 is aangegeven is het dus belangrijk zelf goede contacten te hebben bij de pers. Waardoor je beter grip hebt op de timing en inhoud van informatie die door de pers naar buiten wordt gebracht.