Contracteren: contractbeheersing door Risman en systeemgerichte contractbeheersing

Vanzelfsprekend dienen risico’s zoveel mogelijk in de preventieve sfeer te worden opgepakt. Ook moet het duidelijk zijn welke risico’s bij welke partij liggen. Er zijn methodieken beschikbaar waar bij risico’s vooraf of tijdens de uitvoering kunnen worden geïnventariseerd en beheerst.

Risman
Risman (www.risman.nl) is een interactieve methodiek waarbij risico’s, met een team van deskundigen en betrokkenen uit allerlei invalshoeken, worden geïnventariseerd. In een interactieve sessie onder begeleiding van een voorzitter/procesbegeleider en waarbij iedere deelnemer via een laptop zijn/haar input kan leveren worden de projectspecifieke risico’s geïnventariseerd. Risico’s worden systematisch gecategoriseerd, beoordeeld op hun ernst en impact waarna ook een beheersmaatregel wordt geformuleerd. Op deze wijze wordt een risico lijst geformeerd met een prioriteit. In figuur 1 is de Risman methode met interactieve sessie nader toegelicht. Na deze acties wordt bezien welke partij een bepaald risico het meest kan beïnvloeden (voorkomen dat dit risico ook werkelijk optreedt, danwel de impact kan reduceren), dit vormt het uitgangspunt voor de allocatie van een risico en dus de opzet van het contract/bestek.

Figuur 1: Schematisch overzicht van de RISMAN-sessie

Contractbeheersing
Systeemgerichte Contractbeheersing vindt haar oorsprong in de voortschrijdende professionalisering van de opdrachtgevers en opdrachtnemers van civiele projecten. De opdrachtnemer (aannemer) wordt steeds deskundiger en is steeds beter in staat samenhangende activiteiten op het gebied van ontwerp en realisatie uit te voeren en te garanderen.

De rol van de opdrachtgever kan zich beperken tot het functioneel formuleren van hetgeen hij gerealiseerd wil hebben en het na opdrachtverlening incidenteel risicogestuurd controleren of de opdrachtnemer zich aan zijn, in het contract vastgelegde beloftes, houdt. De opdrachtgever hoeft dus geen deskundige (alles wetende) opdrachtgever meer te zijn die zelf verantwoordelijk is voor ontwerp en kwaliteit van het werk en daar dus dagelijks op zou moeten toezien.

Dit heeft gevolgen voor de werkwijze van de opdrachtgever. Zij moet nu in staat zijn om een risico-inventarisatie uit te voeren en op basis van deze risico-inventarisatie te toetsen of de opdrachtnemer zijn ontwerp en bouwprocessen aantoonbaar beheerst, zijn producten keurt en afwijkingen registreert en herstelt.

Diverse opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat en opdrachtnemers als adviesbureaus en ook aannemers hebben eigen methodes ontwikkeld om contractbeheersing uit te voeren. Hierbij worden termen gehanteerd zoals systeemgerichte contractbeheersing of externe kwaliteitsborging (EKB). Dit wordt toegepast om te toetsen of de opdrachtnemer zijn contractuele afspraken nakomt. Hierbij wordt met name getoetst of de opdrachtnemer kan aantonen dat de kwaliteitsborging die hij zelf heeft afgesproken ook uitgevoerd heeft, daarbij kan een derde partij worden ingeschakeld om dit aspect te borgen. Deze methode kent de volgende onderdelen:

1. Opstellen contractbeheersplan;
2. Toetsing;
3. Acceptatie;
4. Auditing.

Contractbeheersplan
Op grond van de door de opdrachtnemer gekozen werkwijze/toe te passen techniek, zoals ook uitgewerkt in zijn plan van aanpak, worden risico’s geïnventariseerd en beheersmaatregelen (preventief/curatief) geformuleerd. Op deze wijze kan, sterk gericht op het tijdig monitoren van risico’s, het contract management (toezicht/controle) worden uitgevoerd. De systeemgerichte contractbeheersing wordt uitgewerkt in een contractbeheersplan specifiek (tailor made) voor het project en de aanpak van de opdrachtnemer.

Toetsing
Toetsen omvat een veelheid van controlerende activiteiten die erop gericht zijn inzicht te geven in de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden verricht conform de bepalingen in de overeenkomst. Het primaire doel is het verschaffen van inzicht aan de opdrachtgever en niet het informeren van de opdrachtnemer of deze zijn werk al dan niet goed doet.

Acceptatie
Acceptatie houdt in dat de opdrachtnemer bepaalde essentiële aspecten van zijn werkzaamheden ter acceptatie aan de opdrachtgever dient voor te leggen. De opdrachtgever dient uitdrukkelijk aan de opdrachtnemer mede te delen of hij tot acceptatie overgaat.

Auditing
Naast toetsing en acceptatie wordt auditing expliciet als beheersactiviteit genoemd. Auditing betreft een controle op het functioneren van het kwaliteitsborgingssysteem van de opdrachtnemer gedurende de uitvoering van de werkzaamheden.