Richtlijn herstel en beheer (water)bodemkwaliteit

Contracteren: het aanbestedingsproces

Uitbesteden is het op basis van een vraagspecificatie doen toeleveren (laten uitvoeren) van maatwerk in de vorm van diensten, werken en/of leveringen (= het niet zelf doen). Het plan voor uitbesteding bestaat uit 4 deelprocessen, namelijk:

  • bepaling van de aanbestedingstrategie en tactiek;
  • opstellen van de contracten (bepalen contractvorm);
  • de aanbesteding (procedure, selectie en gunningcriteria);
  • contractbeheersing (zie 6.1 en 6.2).

Bepaling aanbestedingstrategie en tactiek
Wanneer een partij (bijvoorbeeld een overheidsinstantie) zelf niet in staat is om een probleem op te lossen of werkzaamheden uit te voeren of een partij van mening is dat een project onder concurrentie op de markt zetten voordelen geeft, is het mogelijk om (delen van) een project uit te besteden aan een andere partij. Om te bepalen op welke wijze een project het beste uitbesteed kan worden verdient altijd veel aandacht. Er wordt door de opdrachtgever een aanbestedingsstrategie uitgestippeld. In zo’n strategie kunnen bijvoorbeeld de volgende onderdelen nader bekeken worden:

  • de wijze waarop een contract aanbesteed moet worden (de aanbesteding) en hoe de selectie/gunning zal gaan plaatsvinden;
  • welke risico’s er zijn en welke partij deze (zou) moet(en) dragen;
  • welke verantwoordelijkheden de opdrachtgever wil nemen en welke verantwoordelijkheden de opdrachtgever aan de opdrachtnemer wil overaten;
  • welke kwaliteiten de aannemer moet hebben om de taken/werkzaamheden naar behoren uit te voeren;
  • welke contractvorm en aanbestedingswijze het beste voor het project gebruikt kan worden.

Wanneer de opdrachtgevende partij een afweging heeft kunnen maken op basis van de specifieke projectkenmerken, kan een project concreter worden ingevuld. Dan kan bijvoorbeeld bepaald worden welke werkzaamheden de opdrachtgever moet (laten) uitvoeren, welke aanbestedingsvorm het beste gehanteerd kan worden, welke contractvorm het beste aansluit bij de wensen van de opdrachtgever en op welke risico’s gestuurd moeten worden.

Contractvorm
Bij bodemprojecten kan uit verscheidene contractvormen worden gekozen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in twee hoofdcontractvormen. Deze twee type contracten zijn:

  • Traditionele contractvorm; de opdrachtgever voert (eventueel bijgestaan door adviseurs) de voorbereiding en het ontwerp van een project uit en op basis van de daaruit voorgeschreven specificaties moet een (bodemsanerings)project door een opdrachtnemer worden gerealiseerd, waarbij de betaling veelal op basis van werkelijk gerealiseerde (verrekenbare) hoeveelheden plaatsvindt; en
  • Geïntegreerde contractvorm; de opdrachtgever zal een aantal processen geïntegreerd door een opdrachtnemer laten uitvoeren (bijvoorbeeld het ontwerp en de realisatie) en tegen een vooraf overeengekomen bedrag en -prestatie.

De beide hoofdcontractvormen hebben aparte kenmerken die van belang kunnen zijn bij de overwegingen en strategieën voor de keuze van een contractvorm.

De hoofdcontractvormen kunnen nog in verscheidene (sub)vormen worden onderverdeeld (zie 5).

Aanbesteding
Wanneer de opdrachtgever een uitbestedingstrategie heeft opgesteld, is ook meer duidelijk welke onderdelen de opdrachtgevende partij zal moeten uitvoeren voor de gunning aan een opdrachtnemer. Een opdrachtgever heeft een aantal opties om een project aan te besteden. Een aanbesteding is daarbij aan regels gebonden (zie 6.1).

Het aanbestedingsproces kan er globaal uitzien zoals beschreven in figuur 1. Na een voorbereiding, er moeten bijvoorbeeld gegevens (een bodemonderzoek) worden verzameld, door de opdrachtgever kan een mogelijke selectie of prekwalificatie plaatsvinden. Vervolgens zal informatie uitgewisseld worden, waarop marktpartijen een bieding kunnen doen. De bieding zal dan beoordeeld worden door de opdrachtgever, uitgaande van (een) passende aanbieding(en) zal uiteindelijk zal aan de ‘beste’ partij gegund worden.

Figuur 1: Het aanbestedingsproces.

Bepalen aanbestedingsprocedure 1
Er zijn verschillende procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten door middel van een Europese aanbesteding: de openbare procedure, de niet-openbare procedure, de procedure van gunning door onderhandelingen (met of zonder voorafgaande bekendmaking), en de concurrentiegerichte dialoog.

  • Bij een openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer inschrijven. De selectie van kandidaten en de gunning vinden bij deze procedure in één keer plaats.
  • Bij een niet-openbare procedure zijn selectie en gunning twee verschillende onderdelen van het proces. Elke ondernemer kan een aanvraag tot deelneming indienen, maar de aanbestedende dienst beoordeelt welke kandidaten geschikt zijn. Ze nodigt minimaal vijf gegadigden uit om een inschrijving in te dienen. Dan pas hebben de beoordeling en gunning van de opdracht plaats.
  • De procedure van gunning door onderhandelingen wordt alleen in gevallen toegepast die expliciet in de richtlijnen zijn omschreven, bijvoorbeeld wanneer het gaat om diensten van intellectuele aard of onderzoek en proefnemingen. Bij gunning door onderhandelingen selecteert de aanbestedende dienst een aantal ondernemers en stelt de voorwaarden van de opdracht door onderhandelingen vast.
  • Voor complexe opdrachten kan een aanbestedende dienst gebruikmaken van de concurrentiegerichte dialoog, als hij alléén niet in staat is om technische oplossingen te vinden of de juridische en/of financiële voorwaarden van een project te specificeren.

Bovenstaand algemeen proces wordt in onderstaand overzicht gedetailleerder weergegeven, uitgaande van een normale openbare Europese aanbesteding:

Europese openbare aanbesteding (ARW 2005, normale procedure)

Opstellen aankondiging
Invullen formulier "aankondiging van opdracht"
verzenden aankondiging naar EU
publiceren aankondiging door EU (binnen 12 kldgn.)

Uitbrengen offerte

Opstellen aanbestedingsleidraad

Toezenden de offerte aanvraag (op basis van een bestek
of geïntegreerd contract) en aanvullende stukken op verzoek

<6 kalenderdagen

Rekenperiode

> 52 kalenderdagen

Inlichtingen

± 10 kalenderdagen vóór einde termijn

Nota v. Inlichtingen

min.6 kalenderdagen vóór einde termijn

Kiezen aannemer

kwalificeren inschrijvingen (volledigheid, etc)

beoordelen inschrijvingen en opstellen gunningsadvies

gunningsadvies naar opdrachtgever

besluitvorming opdrachtgever

bekendmaking uitslag aan inschrijvers (2.29.5 ARW)

wachtperiode ingevolge 2.30.1 ARW

opdrachtverstrekking

opstellen proces-verbaal van opdrachtverlening, vlgs 2.31.1 ARW

aankondiging van gegunde opdracht, vlgs bijlage II, model C

<48 dagen na gunning

Selectie van een marktpartij
Bij aanvang van de aanbestedingsprocedure kan een opdrachtgever verlangen dat een marktpartij aan een aantal geschiktheidcriteria voldoet. Een marktpartij moet zich dan vooraf kwalificeren. Op deze wijze kan de opdrachtgever zich er van vergewissen dat de marktpartij die het project zal gaan uitvoeren in elk geval over genoeg kwalificatie beschikt om het werk uit te voeren. Criteria zijn bijvoorbeeld de bewezen ervaring met bepaalde technieken, behaalde omzet (vooral bij grotere projecten), projectreferenties van voorgaande projecten. Maar een opdrachtgever kan ook zonder een zogenaamde prekwalificatie een project aanbesteden. Dan worden een aantal marktpartijen door de opdrachtgever uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding, een zogenaamde onderhandse aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding wordt een advertentie geplaatst in openbare bladen en kunnen marktpartijen zich inschrijven. Een opdrachtgever -afhankelijk van zijn hoedanigheid- is ook bij een selectie gebonden aan (Europese) wet- en regelgeving (zie 6.1 en 6.2).

Gunningcriteria
Het gunnen van een project kan plaatsvinden worden op basis van de laagste inschrijfsom, maar daarbij worden andere mede bepalende aspecten buiten beschouwing gelaten die voor een opdrachtgever wellicht ook van groot belang zijn. Het criterium "de laagste inschrijfsom" wordt veelal gehanteerd bij een traditionele contractvorm, waarbij een aannemer uitvoert wat door de opdrachtgever is bedacht/ontworpen/beschreven.

Maar naast de prijs zouden dus ook meer kwalitatieve criteria meegewogen kunnen worden. Dit valt onder te verdelen in objectkwaliteit (kwaliteit van het te realiseren product) en proceskwaliteit (kwaliteit van het proces tijdens het project). Hierbij kan gedacht worden aan:

  • werkwijze / projectbeheersing / slimme ontwerpen van de marktpartij (het voorkomen van de kans op meerwerk);
  • projectplanning (het voorkomen van stilstand, beperking van de uitvoeringsduur e.d.);
  • impact op (stedelijke) omgeving (beperking van impact/overlast); en
  • flexibiliteit bij uitvoering (improvisatie vermogen en de daarvoor beschikbare expertise/project organisatie).

Deze criteria worden gehanteerd als gunningcriteria, die dus naast de prijs, bepalend zijn voor de gunning van een werk aan een der inschrijvers. Bij een traditioneel bestek (de uitwerking van een contract in verrekenbare hoeveelheden) wordt op prijs gegund. Bij geïntegreerde contracten is het echter ook belangrijk (zo niet belangrijker) om naast de prijs ook op kwaliteit te gunnen. Daarbij kan de aanbestedende partij een onderverdeling en rangschikking maken op criteria die voor hem belangrijk zijn. Deze moeten dan wel altijd vooraf bekend worden gemaakt; de spelregels tijdens de aanbesteding moeten vooraf duidelijk zijn en kunnen strikt genomen niet gewijzigd worden. Een ander - en soms lastig - aspect is dat deze kwalitatieve criteria eenduidig interpreteerbaar moeten worden beschreven en beoordeeld.