Contracteren: overwegingen en strategieën

De opdrachtgever zal aan het begin van een project moeten bepalen welke contractvorm hij wenst toe te passen. Hieronder worden een aantal overwegingen genoemd die van invloed kunnen zijn op zijn keuze voor een hoofdcontractvorm (traditioneel of geïntegreerd):

• mate van gedetailleerdheid van de vraag van de opdrachtgever (die hij wenst te geven), en/of de expertise en capaciteit van de eigen organisatie;
• mate van invloed die een opdrachtgever wil kunnen uitoefenen, cq de oplossingskeuze en -vrijheid voor de markt;
• mate van invloedrijke omgevingsfactoren op een project en de betrokkenheid van de opdrachtgever bij de communicatie/afstemming met deze omgevingspartijen, daarbij speelt dan ook de exposure en de imagogevoeligheid voor de opdrachtgever;
• aanwezige expertise van de markt;
• risicoverdeling en -beheersing, verantwoordelijkheidsverdeling opdrachtgever - opdrachtnemer; en
• wijze van contractbeheersing/handhaving.

Wenst de opdrachtgever juist van de marktpartij dat deze nadenkt over een creatieve oplossing, dan moet de offerte aanvraag zo breed(open) mogelijk gehouden worden. De marktpartij moet dan met de oplossing komen. Dit gaat ten koste van de invloed van de opdrachtgever, maar dit betekent tevens minder verantwoordelijkheid (het is immers niet zijn oplossingskeuze) en ook minder taken. De opdrachtgever zal alleen een controlerende rol hebben om te achterhalen dat de marktpartij ook daadwerkelijk met een oplossing voor de vraag komt (de contractbeheersing/handhaving).

Een opdrachtgever kan een bepaalde risico allocatie voor ogen hebben, waarbij alle technische risico’s voor rekening van de marktpartij zijn. Bijvoorbeeld dat bij het afgraven van grond een onverwachte verzakking optreedt, waardoor bezittingen van derden worden beschadigd. Dit is dan voor rekening van de aannemer. Maar een opdrachtgever kan er ook voor kiezen om het aanvragen van vergunningen bij de opdrachtnemer neer te leggen. Het risico dat een vergunning niet op tijd verkregen is en vertraging tot gevolg heeft, kan in zo’n geval bij de opdrachtnemer gelegd worden. Bij een traditioneel bestek zijn dit in principe opdrachtgevers risico’s.

De opdrachtgever zal dus een afweging moeten maken in zijn eigen risicoprofiel. Maar misschien is het niet verstandig om alle risico’s bij een marktpartij te leggen, want deze zal de risico’s beprijzen en in de prijs verwerken. Dus de opdrachtgever zal wel vooraf moeten weten tot welk niveau risico’s aan de markt overgedragen moeten/kunnen worden.
In beginsel geldt hier het principe: leg het risico bij de partij die dit risico het best kan beïnvloeden (voorkomen). In SKB verband zijn workshops gehouden over risicomanagement en contractvorming.
http://www.skbodem.nl/upload/documents/2e%20tender%20projectbladen//PK4100.pdf

In de minder complexe bodemsaneringsprojecten is veelal beter bekend wat er speelt en wat er gevraagd moet worden aan de markt. Daarnaast is de oplossingsruimte ook niet erg groot. Vaak zijn er niet heel veel verschillende mogelijkheden om het probleem aan te pakken. Deze projecten lenen zich dus minder goed voor het toepassen van geïntegreerde contractvormen en kan beter in een traditioneel bestek (contractvorm) beschreven worden wat wordt verlangd. Een voorbeeld is: het afgraven van verontreinigde bovengrond en afvoeren naar een reinigingsinstallatie. Dit type werk is overzichtelijk, makkelijk en voor vele opdrachtnemers goed uitvoerbaar en vereist geen specifieke kennis.

Bij complexe en/of multidisciplinaire bodemsaneringsprojecten zijn vaak meer verschillende aspecten waar rekening mee gehouden dient te worden en zijn er ook meer verschillende oplossingen mogelijk. In plaats dat de opdrachtgever exact voorschrijft wat er gedaan moet worden, kan ook aan de markt gevraagd worden om met een oplossing te komen. En vanwege de complexiteit en omvang zijn er vaak meerdere aanpakken te bedenken. Zo kan een aannemer zijn werkzaamheden beter op elkaar afstemmen en dit kan onder andere tijdswinst geven. In de (grote) multidisciplinaire civiele projecten schuiven door een betere afstemming de verschillende processen (ontwerp en realisatie) in elkaar. Bovendien maakt men op deze wijze gebruik van de aanwezige kennis en ervaring die onmiskenbaar aanwezig is in de markt.

Een belangrijk onderdeel bij de keuze voor een contractvorm is de verdeling die een opdrachtgever wil toepassen ten aanzien van risico’s. Wanneer een opdrachtgever veel onderdelen van een project aan de opdrachtnemer voorschrijft, dan is de verantwoordelijkheid voor de opdrachtgever groter en draagt deze ook meer risico’s. Wordt de opdrachtnemer meer vrijheid gegund om een oplossing aan te dragen, dan is deze zelf ook meer verantwoordelijk voor zijn werkzaamheden en de risico’s die daarbij een rol spelen. Het kan dus een bewuste keuze zijn om voor een meer geïntegreerde contractvorm te kiezen, zodat er minder risico’s door de opdrachtgever gedragen hoeven te worden. Bij geïntegreerde contractvormen kan de opdrachtnemer immers meer invloed uitoefenen op zijn eigen werkzaamheden.
Een methode om risico’s te inventariseren en risicomanagement toe te passen is RISMAN (www.risman.nl) zie 7.2. Een andere methode voor het onderkennen van risico’s is het Geotechnisch Basisrapport van Geodelft. Een samenvatting is te vinden via de database op www.geodelft.nl.

De overwegingen die kunnen leiden tot het kiezen van een min of meer geïntegreerde contractvorm zijn:

• De opdrachtgever wil zo min mogelijk bemoeienis met het proces en is meer geïnteresseerd in het resultaat;
• De opdrachtgever wil zoveel mogelijk de risico’s kwijt;
• De opdrachtgever wil zoveel mogelijk kennis/creativiteit van de aanbieders (aannemers) in het project betrekken; en
• De opdrachtgever wil zoveel mogelijk op totale (en vaste) projectkosten sturen en niet alleen op de aanneemsom (inschrijfsom).

De overwegingen die kunnen leiden tot het kiezen van een traditionele contractvorm:

• De opdrachtgever wil zelf de keuzes afwegen, de uitvoeringswijze bepalen en de regie in eigen hand houden;
• De opdrachtgever wil zelf het risico managen;
• De opdrachtgever vertrouwt uitsluitend op beproefde technieken of eigen inzichten; en
• Het werk is goed uitvoerbaar en vereist geen specifieke/bijzondere kennis van de opdrachtnemer.

Voorbereiding van het werk
Als voor een meer of minder geïntegreerde contractvorm wordt gekozen heeft dit implicaties op de voorbereiding van het werk. In geval van een bodemsanering bedoelen we dan onderzoek, afwegingen/keuze van terugsaneerwaarden en technische saneringsopties, opstellen van een saneringsplan en het beschikken daarvan, vergunningen aanvraag, enzovoort.

Als de opdrachtgever zou kiezen de voorbereiding toch zelf ter hand te nemen heeft dat gevolgen voor de mogelijkheden risico’s over te dragen. Of anders geformuleerd: wanneer een ontwerp wordt voorgeschreven dat in de praktijk niet leidt tot het gewenste saneringsresultaat kan dat moeilijk aan de opdrachtnemer worden toegeschreven.

Dat betekent dus dat bij een geïntegreerd contracttype:

Scope

• De opdrachtnemer het saneringsontwerp uitvoert;
• Een eventueel saneringsplan van de opdrachtgever slechts de status kan hebben van referentie ontwerp;
• Een eventuele Wbb Beschikking, verkregen door de opdrachtgever, geen bindende elementen kan hebben voor de uitvoeringswijze (saneringsplan op hoofdlijnen);
• De opdrachtnemer in principe de nodige vergunningen aanvraagt, passend bij het ontwerp en de uitvoeringswijze;

Gunning en kwaliteit

• De opdrachtgever alleen in zee wil met opdrachtnemers waarvan de geschiktheid is gebleken (heeft de aannemer de benodigde referenties, expertise en capaciteit?);
• Het werk in principe wil gunnen aan de partij die de beste aanbieding heeft en dat het criterium van de laagste prijs te beperkt is voor een optimale keuze (gunning). Als afwegingscriteria ten behoeve van gunning kan o.a gebruik worden gemaakt van het aspect milieubelasting dat met een [CO2 rekenmodel] kan worden bepaald);
• De aanbieding van de aannemer onderdeel wordt (kan worden) van het uitvoeringscontract;

Uitvoering

• Het toezicht tijdens de uitvoering beperkt is, op contractuele hoofdlijnen (randvoorwaarden) gericht (besteks-/contractbepalingen);
• De opdrachtnemer de monitoring uitvoert passend bij het ontwerp;
• De opdrachtgever, in bijzijn van de opdrachtnemer, het eindresultaat vaststelt op basis van een overeengekomen uitkeuringsprotocol, dat onderdeel is van het bestek/geïntegreerd contract;
• Dat aan het contract is voldaan slechts nadat uit toetsing van dit eindresultaat aan de besteks-/contracteis blijkt dat het beoogde doel is bereikt.

Vragen bij de keuze voor een contractvorm
In onderstaand schema worden voor een aantal categorieën beslissingsvragen gesteld die kunnen helpen bij het bepalen van de contractvorm. Hierbij wordt het onderscheid gemaakt tussen de keuze voor een traditioneel contract (op basis van de RAW-systematiek) of een geïntegreerde contractvorm.

Er dient wel opgemerkt te worden dat de keuze voor een bepaalde contractvorm veelal een beleidskwestie is en dat deze vragen puur een hulpmiddel zijn om onderbouwing van de de contractkeuze te krijgen.

Zie ook [Contracteren: Themabladen].