Communicatie over bodemsanering, communicatieplan

Voordat een bodemsaneringsproject van start gaat dient men een omgevingsanalyse en communicatiestrategie op te stellen. De complexiteit, mate van overlast en politieke gevoeligheid bepalen de intensiteit van de communicatie met de omgeving. De omgevingsanalyse en de communicatiestrategie vormen het uitgangspunt voor het communicatieplan. Een planmatige aanpak van communicatie is nodig om effectief te communiceren met alle betrokkenen. Een communicatieplan is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Het doel van het communicatieplan is het structureren van de communicatie. Tijdens het opstellen van dit plan wordt men gedwongen goed na te denken over de vormgeving van het communicatieproces waardoor communicatieactiviteiten goed worden afgestemd op elkaar en andere activiteiten. Het communicatieplan dient als stappenplan voor de voorbereiding en uitvoering van de communicatie. Per fase in het bodemtraject wordt door de initiatiefnemer van die fase een communicatieplan gemaakt.

Het communicatieplan bestaat uit de volgende onderdelen:

• Communicatiedoelstellingen;
• Communicatieboodschap;
• Communicatievorm en -middelen;
• Organisatie van de communicatie;
• Klachtenprocedure.

Communicatiedoelstellingen
Centraal in de communicatie staat het beperken van hinder, ongerustheid en stress bij de betrokken partijen. De communicatiedoelstellingen kunnen worden geformuleerd in termen van het vergroten van kennis (informatie), het gericht beïnvloeden van de houding of mening van doelgroepen en het beïnvloeden van het gedrag van de verschillende doelgroepen.

Communicatieboodschap
De ‘boodschap’ moet in een voor de betrokkenen begrijpelijke taal worden geformuleerd. Om ervoor te zorgen dat de beoogde communicatiedoelen behaald worden, is het noodzakelijk dat voor de betrokkenen duidelijk is wat er bedoeld wordt. Slechtte communicatie kan zelfs averechts werken. De boodschap kan zich richten op kennis, houding en gedrag van betrokkenen. Het is hierbij van belang te bedenken dat een even belangrijk deel van de communicatie behoort te worden ingenomen door het serieus nemen van klachten en dus het open staan voor en luisteren naar de verschillende mensen.

Communicatievorm en -middelen
Voor de communicatie zijn verschillende vormen mogelijk: mondeling en schriftelijk. Mondelinge communicatie is meestal persoonlijk. Men krijgt direct feedback van de ontvanger. Schriftelijke communicatie bestaat uit het geschreven woord maar ook uit beelden (illustraties en symbolen). Voor beide communicatievormen zijn verschillende communicatiemiddelen mogelijk, bijvoorbeeld: informatiebijeenkomsten, communicatiewerkgroep, een spreekuur waarbij vragen van betrokkenen worden beantwoord, nieuwsbrieven of folders, een website etc.

Het is om meerdere redenen verstandig om te kiezen voor een bundel van diverse communicatiemiddelen vanwege het feit:

• dat mensen de neiging hebben om naar bevestiging van ingrijpende berichten te zoeken;
• dat het ene communicatiemiddel in een bepaalde situatie beter werkt dan het andere. (Tijdens een grootschalige informatiebijeenkomst kan bijvoorbeeld niet goed gebrainstormd worden over voorgenomen activiteiten maar het is wel een goed middel om het pakket activiteiten te presenteren of meningen daarover te peilen.) Om ervoor te zorgen dat de verschillende communicatievormen dezelfde informatie geven, is coördinatie en afstemming heel belangrijk. Een communicatieplan draagt daar zeker aan bij.

Mogelijke communicatie- en participatiemiddelen zijn:

• folders, brochures, bewonersbrieven en nieuwsbrieven;
• artikelen in (regionale) dagbladen of huis-aan-huis-bladen;
• lokale t.v.-uitzendingen;
• persberichten en persbijeenkomsten;
• spreekuur, klachten- en informatienummers, ideeënbus;
• website
• informatiebord bij saneringslocatie;
• communicatiewerkgroep;
• informatiebijeenkomsten, huiskamerbijeenkomsten;
• persoonlijk bezoek en excursie;
• feest.

In het communicatieplan wordt bij elk gekozen communicatiemiddel duidelijk aangegeven:

• wie er voor verantwoordelijk is;
• voor wie het communicatiemiddel bestemd is;
• waar diverse actoren terecht kunnen met vragen en/of reacties;
• hoe het betreffende communicatiemiddel zich verhoudt tot het gehele communicatietraject.

Organisatie van de communicatie
Door de organisatiestructuur van de communicatie op te nemen in het communicatieplan wordt het geheel overzichtelijk. Er wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en waar, en bij wie betrokken actoren terecht kunnen voor vragen of andere zaken. Ook wordt de samenhang in het communicatietraject bewaakt door bij elk communicatiemiddel aan te geven hoe deze zich verhoudt tot het geheel van de communicatie rondom de bodemver - ontreiniging.

1. Communicatiemedewerker
   Voor de begeleiding van de communicatie wijst de initiatiefnemer een communicatiemedewerker aan. De communicatiemedewerker heeft tot taak:
   • een communicatieplan op te stellen en dat vervolgens (met behulp van anderen) uit te voeren;
   • tijdens alle fasen van onderzoek en sanering als aanspreekpunt te fungeren voor de betrokkenen;
   • alle betrokkenen (bewoners, bedrijven, vergunningverleners, wethouders etc.) op de hoogte te houden van de ontwikkelingen;
   • alle betrokkenen, namens de initiatiefnemer, te wijzen op eventuele beperkingen in de omgang met de bodem bijvoorbeeld voor, tijdens en na een sanering;
   • zitting te nemen in de eventuele communicatiewerkgroep;
   • verslag te maken van de besprekingen van de communicatiewerkgroep; alle mogelijke informatie te vergaren en te verstrekken.
2. Communicatiewerkgroep
   De participatie van betrokkenen kan worden vormgegeven door het instellen van een communicatiewerkgroep. De belangrijkste taak van deze werkgroep is om de initiatiefnemer hun zienswijze te geven over de uitvoering van het onderzoek of de sanering. Hierbij gaat het vooral over de randvoorwaarden en hoofdlijnen en niet over de details. Er moet duidelijk worden gemaakt dat voor bewoners altijd mogelijkheden zijn voor bezwaar en beroep op het uiteindelijke saneringsplan. Het instellen van een communicatiewerkgroep is nuttig voor de initiatiefnemer en saneerder. Ook als de werkgroep formeel geen beslisbevoegdheid heeft, kunnen met de juiste personen binnen de werkgroep afspraken gemaakt worden en zal er meer draagvlak ontstaan voor de te nemen maatregelen. Het onderzoek of de sanering zal daardoor beter en soepeler verlopen.
   In de communicatiewerkgroep zit in elk geval de communicatiemedewerker omdat deze een coördinerende functie heeft in het gehele communicatietraject. Verder wordt geprobeerd om van elke doelgroep een vertegenwoordiger in de werkgroep op te nemen.

Klachtenprocedure
Aangezien bij bodemonderzoek en -sanering hinder en gezondheidsrisico’s kunnen optreden is het van belang een goede klachtenprocedure in te stellen. De klachtenprocedure zal moeten aansluiten bij bestaande procedures. Hierbij is met name de klachtenprocedure uit hoofdstuk 9 van de Algemene Wet Bestuursrecht van belang. De klachtenprocedure voor bodemonderzoek en -sanering moet verder voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Een centraal aanspreekpunt voor bewoners bij een bewonersorganisatie en voor de bewonersorganisatie bij de veroorzaker/initiatiefnemer. Men kan op het werk zelf een omgevingsmanager aanstellen. De omgevingsmanager is laagdrempelig en dus makkelijk te benaderen, waardoor de organisatie beter weet wat er leeft onder de bewoners. Het bevordert tevens het persoonlijk contact, belangrijk voor het creëren van wederzijds begrip en onderling vertrouwen;
• Mensen moeten te horen krijgen wat er met hun klacht is gedaan;
• Mensen moeten zo exact mogelijk aan kunnen geven wat de oorzaak of wie de veroorzaker van de klacht is (bijvoorbeeld door vrachtwagens te nummeren);
• Periodiek moeten overzichten van klachten, maatregelen en de beoordeling ervan worden gemaakt. Deze overzichten moeten ter kennis worden gebracht bij alle betrokkenen.

(BRON: zie Literatuurlijst nr 3 SV-409.P3 Handleiding communiceren over bodemverontreiniging voor de gemeenten in de regio Parkstad Limburg).